×
خانه » دسته‌بندی نشده » برای خرید نرم افزار از کجا شروع کنیم؟
24 ژانویه 2022

برای خرید نرم افزار از کجا شروع کنیم؟

پیشنهاد میکنیم برای خرید نرم افزار جهت کسب و کار خود

۷ مرحله ارائه شده در این متن را به ترتیب بررسی و اجرا نمایید

برای اینکه کسب و کار شما رشد کند و پتانسیل خود را به حداکثر برساند، باید روی راه حل های نرم افزاری جدیدی سرمایه گذاری کنید که با نحوه عملکرد شما همسو باشد و به شما امکان می دهد فرآیندها را ساده کنید، رضایت مشتری را تضمین کنید و ریسک را کاهش دهید. خواه این یک سیستم CRM جدید، نرم افزار مالی جدید یا یک پلت فرم جدید منابع انسانی باشد. جستجو در میان انبوهی از گزینه های موجود و انتخاب نرم افزار مناسب برای کسب و کار شما می تواند بسیار دشوار باشد.

اگر احساس می‌کنید با خرید نرم‌افزار یا تعویض نرم افزار موجود با یک نرم افزار جدید می‌توانید بهره‌ورتر یا کارآمدتر باشید، وقت آن رسید تا تمامی گزینه‌های مرتبط را در نظر بگیرید. ارزیابی وضعیت فعلی نقطه شروع خوبی برای این اقدام شما محسوب می گردد. مهم است که به این موضوع رسیده باشید که دیگر وضعیت فعلی شما مطلوب اهداف و برنامه های شما نیست و فقط به این شرایط عادت کرده اید که البته با توجه به بازار رقابتی موجود این میتوان شروعی برای فرایند پایان کسب و کار شما باشد. بررسی و تحلیل وضعیت موجود و آینده نگر بودن , فرصت های جدیدی را به ارمغان می آورد که عملکرد کسب و کار شما را افزایش می دهد.

همچنین مهم است که از قبل برنامه ریزی کنید و نرم افزاری را انتخاب کنید که در آینده کسب و کار شما را به نقطه مطلوبتان نزدیکتر کند و شما را قادر سازد تا در این دنیای سریع رقابتی باقی بمانید و حتی از دیگران پیشی بگیرید. در نظر داشته باشید که کسب و کار شما با چه سرعتی در حال رشد است. در آینده به چه قابلیت هایی نیاز خواهید داشت و آیا نرم افزار شما قادر به پاسخگویی به آن خواهد بود؟ برنامه‌ریزی از قبل تضمین می‌کند که با خرید نرم‌افزار یا تغییر زودتر از موعد آن , وقت و سرمایه خود را هدر ندهید، و در نتیجه توسعه کسب‌وکار شما همچنان پویا خواهد ماند.

اگر به دنبال سرمایه‌گذاری بر روی نرم‌افزار جدیدی هستید که با آینده کسب‌وکار شما هماهنگ است، ممکن است در تلاش باشید که بدانید از کجا شروع کنید.

این متن نیز به همین دلیل تهیه شده و با بررسی و اجرای هفت مرحله ارائه شده برای انتخاب و خرید نرم افزار , تلاش کرده ایم تا برای خرید مناسب ترین نرم افزار مورد نیازتان , شما را یاری رسانیم.

۱- تصمیم بگیرید که چه فردی یا افرادی باید در تصمیم گیری شرکت کند

هر عضوی از سازمان شما که تحت تأثیر خرید نرم افزار جدید قرار می گیرد باید در طول فرآیند تصمیم گیری شرکت داشته باشد. علاوه بر این، برخی افراد خارج از سازمان نیز وجود دارند که باید با آنها مشورت کنید.

برای استفاده از مشورت آتیلا میتوانید بدین طریق با ما ارتباط بگیرید : ۰۲۱۲۸۴۲۴۳۲۶ (داخلی ۲) – ۰۹۱۹۸۹۱۹۸۱۹ (واتساپ)

در اینجا چند نمونه از افرادی که باید آنها را درگیر فرایند تصمیم گیری کنید ارائه گردیده است:

  • کارمندان شما – هرکسی که از نرم افزار استفاده خواهد کرد باید در این فرآیند ورود داشته باشد. توصیه می شود بازخوردهای مرتبط با اینکه ۱- چه چیزی در نرم افزار فعلی شما خوب کار می کند و ۲- اینکه تیم شما فکر می کند نرم افزار جدید چگونه می تواند باعث بهبود شود را جمع آوری کنید.
  • مدیران شما – مدیران احتمالاً کمی متفاوت از نرم افزار استفاده خواهند کرد. هر نرم‌افزار جدید باید قابلیت‌های گزارش‌دهی و تحلیل درست و نظارت بر فعالیت‌های تیم خود را در اختیار آنها قرار دهد.
  • مشاور فناوری اطلاعات – امنیت سایبری باید در هر تصمیمی که کسب و کار شما می گیرد در اولویت قرار گیرد. با همکار یا مشاور فناوری اطلاعات خود مشورت کنید تا مطمئن شوید که هر نرم افزار جدید با استانداردهای امنیتی مطابقت دارد. به همین ترتیب، هر گونه ملاحظات فنی را در نظر داشته باشید. آیا نیاز به ادغام نرم افزار خود با ابزارهای دیگر دارید و آیا همکار یا تیم فناوری اطلاعات شما می تواند این امر را تسهیل کند؟
  • مشتریان شما – در حالی که مستقیماً از مشتریان خود در مورد نرم افزار جدیدی که در حال پیاده سازی هستید سؤال نمی کنید، بسیار مهم است که آنها را در خط مقدم هر تصمیم تجاری قرار دهید. در طول این فرآیند، تأثیر هر نرم افزار جدید را بر مشتریان خود در نظر بگیرید و در صورت لزوم آنها را در جریان هر گونه به روز رسانی قرار دهید.

در حالی که همه این افراد مطمئناً از ابتدا تا انتها در فرآیند ارزیابی شرکت نخواهند کرد، مهم است که همه دیدگاه ها را از ابتدا در نظر بگیرید. درگیر کردن افراد با تأخیر در فرآیند می تواند مشکلات بیشتری ایجاد کند. به عنوان مثال، اگر از همکار یا مشاور فناوری اطلاعات خود در مورد ملاحظات امنیتی پس از انتخاب یک راه حل نرم افزاری بپرسید، ممکن است به نقطه اول برگردید و مجبور شوید دوباره این روند را تکرار کنید.

۲- فرآیندهای خود را مرور کنید، نیازهای خود را اولویت بندی کنید و بودجه خود را نیز تعیین کنید

هنگام انتخاب و خرید نرم افزار مناسب برای تجارت خود، مهم است که ابتدا به فرآیندهای موجود خود نگاه کنید.

  • آیا فرآیندهای شما ساده و به وضوح مستند شده و یا قابل درک توسط تمامی مدیران و کارکنان شماست؟ نرم افزار مناسب به افزایش بهره وری کمک می کند، اما تنها در صورتی که فرآیندهای شما به وضوح تعریف شده باشند. اگر نه، ممکن است هنگام انتخاب نرم افزار جدید، نقاط ضعفی را در نحوه عملکرد خود کشف کنید.
  • اطمینان حاصل کنید که ایده روشنی از آنچه دقیقا به دنبال آن هستید دارید. مزایا و معایب نرم افزار یا وضعیت فعلی خود را مشخص کنید و سپس لیستی از الزامات مورد نظرتان از نرم افزار جدید تهیه کنید. این لیست باید بر اساس اولویت , دسته بندی شود. به عنوان مثال برای دسته بندی میتوانید از گزینه های “باید”، “شرط” و “وضعیت مطلوب” استفاده کنید. سپس می توانید در طول فرآیند به این لیست مراجعه کنید تا اطمینان حاصل کنید که تا آنجا که ممکن است شرایط لازم را دارید.

با ارزیابی نیازهای کسب و کار خود و دیدن آنچه که با ساختار فعلی شما مطابقت دارد، به احتمال زیاد به جای انتخاب و خرید نرم افزار بر اساس صرفا یک نیاز لحظه ای و یا موردی و یا شاید هم احساسی، از الزاماتی که با روش کار شما مطابقت دارد، دیدگاه روشن تری خواهید داشت.

  • همچنین توصیه می شود در این مرحله بودجه تعیین کنید. به خاطر داشته باشید که بودجه شما باید هزینه های نرم افزار، پیاده سازی، آموزش، پشتیبانی و ارتقاء را پوشش دهد.

۳- تحقیقات خود را شروع کنید

برای این کار وقت کافی بگذارید و گزینه های خود را به طور کامل بررسی کنید. این کار را قبل از پایان و صدور هر گونه مجوز برای خرید نرم افزار انجام دهید تا مطمئن شوید که بعداً پشیمان نخواهید شد. با گروه‌ها و سایر کسب و کارهای مشابه فعالیت خود صحبت کنید و ببینید کسب‌وکارهای دیگر در صنعت شما از چه نرم افزارهایی استفاده می‌کنند و تجربیات آنها با نرم‌افزارهای مختلف چگونه بوده است. قبل از انجام هر نوع سرمایه گذاری، نظرات را بررسی کنید و برای درک بهتر از نتیجه تجرییات سایرین , برنامه ریزی کنید و وقت بگذارید.

با ارزیابی جامع گزینه‌ها، از آنچه در بازار موجود است آگاه خواهید شد و می‌توانید تصمیم خود را در مقابل گزینه‌های دیگر توجیه کنید. همچنین به شما اطمینان بیشتری در تصمیمی که می گیرید می دهد. اگر بهتر تحقیق شود، احتمال بیشتری وجود دارد که تصمیم درستی بگیرید، و بنابراین احتمال تغییر مجدد در آینده کمتر خواهد شد.

۴- از مشاوره افراد باتجربه یا متخصص در این حوزه استفاده کنید

هنگام انتخاب نرم افزار مناسب برای کسب و کار خود، توصیه می شود به دنبال استفاده از مشاوره متخصصین امر باشید. این می تواند به معنای صحبت با افراد , نمایندگی ها یا شرکت هایی باشد که نرم افزار را ارائه می دهند، زیرا آنها بهترین موقعیت را دارند تا جزئیات ابزار را برای شما توضیح دهند. با این حال،  مشاوره های مدیر IT , مدیر مالی و اداری , مدیر فروش و مدیر تولید خودتان نیز ارزشمند است. افراد متخصص ذیربط و به خصوص نمایندگی های فروش نرم افزار , عموما تجربه استفاده از طیف وسیعی از راه‌حل‌های نرم‌افزاری را دارند و از تخصص خود برای اندازه‌گیری بهترین گزینه برای مشتریانشان استفاده میکنند. انتخاب مشاوری که تجربه خدمت رسانی به مشتریان در صنعت شما را داشته باشد به این معنی است که آنها درک عمیق تری از نیازهای کسب و کار شما خواهند داشت و در موقعیت بهتری قرار خواهند گرفت تا بهترین راه حل را به شما ارائه کنند.

به همین ترتیب، مشاور IT شما دانش عمیقی از تنظیمات فعلی IT شما خواهد داشت. بنابراین، آنها قادر خواهند بود بررسی کنند که هر نرم افزار جدید چقدر در حوزه کاری شما قرار می گیرد. اگر به نرم افزار جدید برای ادغام با ابزارهای دیگر نیاز دارید، مطمئناً باید مشاور یا تیم فناوری اطلاعات خود را درگیر کنید تا از امکان پذیر بودن آن اطمینان حاصل کنید. ادغام ابزارهای شما با یکدیگر ابزارها و نرم افزارها , به ساده سازی فرآیندها و افزایش کارایی کمک می کند. به عنوان مثال، پیوند نرم افزار بازاریابی با ابزار CRM برای ارتباطات و اجرای فرآیند بین بازاریابی و فروش و یا ارتباط نرم افزار CRM با نرم افزار مالی شما بسیار مهم است.

قبل از خرید و شروع کار با نرم افزار جدید، به خاطر داشته باشید که اکثر کارشناسان فناوری توصیه می کنند که  گزینه های خود را صرفاً بر اساس قیمت و ارزان ترین ها, انتخاب نکنید. در حالی که ادغام نرم افزارها ممکن است بیشترین صرفه جویی در هزینه شما را داشته باشد، در دراز مدت می تواند به بهره وری و عملکرد شما آسیب برساند و بر خدماتی که می توانید به مشتریان خود ارائه دهید تأثیر بگذارد. به جای ورود به عرصه ادغام نرم افزارها و ابزارها، توصیه می‌شود روی مناسب‌ترین و جامع ترین نرم افزار (متناسب با نیازهای شناسایی شده خود) سرمایه‌گذاری کنید. این احتمالا به افزایش بهره وری، کاهش ناامیدی کارکنان و افزایش رضایت مشتری کمک می کند. در واقع، این امکان وجود دارد که جامع ترین گزینه میتواند بهترین و مقرون به صرفه ترین راه حل نیز باشد، چرا که مشکلات دیگری را از بین می برد و فرآیندها را ساده می کند و در عین حال ارزش ملموسی به کسب و کار شما می افزاید.

در نهایت، ما در آتیلا به شما توصیه می کنیم که هزینه را در نظر بگیرید، اما ارزش کارکردی و بهره وری را در اولویت قرار دهید. برای استفاده از مشورت آتیلا میتوانید بدین طریق با ما ارتباط بگیرید : ۰۲۱۲۸۴۲۴۳۲۶ (داخلی ۲) – ۰۹۱۹۸۹۱۹۸۱۹ (واتساپ)

۵- فهرستی از نرم افزارهای نزدیک به نیاز خود را تهیه و درخواست ارائه دموی نرم افزار نمایید.

هنگامی که لیستی از نیازها و راه حل های بالقوه خود را بر اساس تحقیقات خود تهیه کردید، ابتدا لیستی از شرکت های مرتبط با نیازهای خود را تهه و سپس با آنها برای ارائه دموی نرم افزار هماهنگ کنید. البته پیشنهاد میکنیم این لیستی که از نیازها و راه حل های بالقوه تهیه کرده اید تا حد ممکن کوتاه و مفید باشد.  هر تعداد نرم افزار که مناسب می بینید انتخاب کنید، این تعداد می تواند از دو تا ده گزینه مختلف باشد. اما به خاطر داشته باشید، هرچه بیشتر آزمایش کنید، زمان بیشتری را برای این فرآیند صرف خواهید کرد.

طبق توافقات فی مابین ما با برخی از شرکت های نرم افزاری :

آتیلا تنها شرکتی است که در مواردی امکان استفاده از نسخه آزمایشی نرم افزار را میتواند به شما ارائه نماید

نمایش دمو یا استفاده از نسخه آزمایشی، امکان درک بهتر از امکانات نرم افزار و تفاوت های آن با سایر نرم افزارها فراهم خواهد نمود و به شما کمک خواهیم کرد تا نرم‌افزار مناسب برای کسب‌وکارتان را انتخاب کنید. توصیه می‌کنیم فهرستی از سؤالات/ معیارها را قبل از ارائه مشاوره و دموی نرم افزار (به صورت رایگان) تهیه کنید، آنها را امتیاز بندی و اولویت بندی کنید. این به شما کمک می کند تا بهتر بتوانید به این سوال که آیا این نرم افزار مناسب برای تجارت شما است یا خیر , پاسخ دهید. همچنین روشی برای شناسایی مکانیزمی برای بررسی بازخورد های افراد مرتبط را شناسایی و په اجرا درآورید.

به دنبال نتایج این دموها یا استفاده از نسخه آزمایشی و رایگان نرم افزار، باید بهترین انتخاب را داشته باشید. شما می توانید از تحقیق و تجزیه و تحلیل خود برای انتخاب و خرید نرم افزار مورد نظر , تصمیم نهایی را بگیرید .

ما در آتیلا امیدواریم فهرستی از نرم افزارهای مناسب با نیازهای شما را معرفی کنیم تا با انتخابی مناسب باعث موفقیت شما در تجارت و کسب و کارتان باشیم!

۶- تیم خود را آموزش دهید

ممکن است نرم افزار خود را انتخاب کرده باشید، اما هنوز فرایند استقرار آن تمام نشده است! اطمینان از اینکه تیم شما می داند چگونه از سیستم هایی که در اختیار دارید به درستی استفاده کند بسیار مهم است و متاسفانه اغلب نادیده گرفته می شود. نیروهای جدید همیشه آموزش‌های لازم را دریافت نمی‌کنند، و این می‌تواند برای مدت طولانی قبل از بروز هرگونه مشکل جدی , مورد توجه قرار نگیرد. این امر به صورت پنهان و ناشناخته، می تواند بهره وری کلی تیم را کاهش دهد و کار را برای کارمندان با تجربه و قدیمی تر هم دشوارتر کند تا  نتوانند در اجرای وظایف محوله به خوبی ایفای نقش کنند و بعضا نیز باعث ایجاد مانع جدی در رشد و پیشرفت آنها نیز باشد.

بسیاری از ارائه دهندگان نرم افزار راهنماهای یادگیری درون برنامه ای و کاربر را ارائه می دهند که ویژگی های مختلف نرم افزار و نحوه استفاده از آنها را به شما آموزش می دهد. همچنین برای زمانی که شما یا تیمتان سؤالی دارید، باید پشتیبانی نرم افزار هم به نحوه مطلوب به شما ارائه گردد. شرکت همکاران سیستم برای نرم افزارهای خود , به ویژه نرم افزارهای سپیدار و راهکاران ابری ,  زیرساخت های کاملی از آموزش و پشتیبانی در اختیار مشتریان خود آماده سازی نموده که به صورت رایگان و یا با کمترین قیمت های ممکن ارائه میدهد.

اطمینان حاصل کنید که تیم شما در مورد اینکه چرا آن نرم افزار خاص را انتخاب کرده اید، چگونه به حل یک مشکل تجاری کمک می کند و چگونه می توانند از آن به طور موثر استفاده کنند، به نحو مناسبی آموزش دیده اند. دسترسی اسان کاربران به راهنماهای نرم افزار (در قسمت های مرتبط) ، به این معنی است که همه می توانند در صورت نیاز به اطلاعات مورد نیاز خود دسترسی داشته باشند.

۷- توسعه روزافزون و به روز رسانی های جدید را مورد توجه قراردهید

برای تقویت قدرت شما در مدیریت کسب وکارتان , شرکت های نرم افزاری راه حل های متنوعی را به طور مداوم  توسعه میدهند و ویژگی ها و امکانات جدیدی را با سرعت غیرقابل تصوری ارائه میدهند.

شرکت ارائه‌دهنده نرم‌افزار مورد نظر شما احتمالاً به دنبال ارتباط  فعال و گسترده تری با شما خواهد بود و  توصیه میکنیم که از این فرصت شما هم استفاده کنید. بنابراین، در استفاده از آخرین به روز رسانی ها مراقبت لازم را داشته باشید! همچنین اطلاعات مرتبط را به تیم خود منتقل کنید تا مطمئن شوید که آنها نیز می توانند از آخرین قابلیت ها استفاده کنند.

همچنین پیشنهاد میکنیم , نیازها و یا امکاناتی را که احیانا فکر میکنید به کارایی و بهره وری شما کمک می کند را با شرکت ارائه دهنده نرم افزار در میان بگذارید. یک شرکت نرم افزاری خوب این پیشنهاد ها را معمولا در برنامه های توسعه نرم افزار خود مورد توجه قرار میدهند.

در ادامه چه مطالبی ارائه شده (یا خواهد شد)

  • انواع نرم افزارهای کسب و کار چیست؟
  • ERP و امکانات و الزامات آن چیست؟
  • CRM و امکانات و الزامات آن چیست؟
  • نرم افزارها و اتوماسیون اداری
  • نرم افزارها و اتوماسیون فروش
  • نرم افزارهای توزیع و پخش مویرگی
  • نرم افزارهای فروشگاه های کوچک
  • نرم افزارهای خرده فروشی زنجیره ای
  • ویژگی های یک نرم افزار مالی خوب چیست؟
  • کارکردهای نرم افزارها در حسابداری صنعتی
  • کارکردهای نرم افزارها در حسابداری پیمانکاری
  • کارکردهای نرم افزارها در حسابداری مالیاتی
  • نرم افزارها و ابزارها مدیریت کارکردها و حقوق و دستمزد
  • کارکرد نرم افزارها  در مدیریت و کنترل هزینه ها

fanoos

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *