×
خانه » دسته‌بندی نشده » ده نکته برای مدیریت موثر وظایف و کارکردهای کارکنان و تیم های کاری
18 اکتبر 2020

ده نکته برای مدیریت موثر وظایف و کارکردهای کارکنان و تیم های کاری

۱۰ Tips for Effective Task Management

مقدمه

صرف نظر از اینکه در چه جایگاه سازمانی هستید ، این مقاله میتواند برای شما مناسب باشد. در اینجا فهرستی از نکات مربوط به مدیریت کار ارائه شده است که می تواند از امروز به عنوان نقطه عطفی برای مدیریت بهتر کارهای شما  محسوب شود.

زندگی روزمره ما از تعداد معینی از کارها  تشکیل شده است که در راستای دستیابی به اهداف هوشمندانه ای (Smart Goals ) است که برای خود تعیین نموده ایم. در مدیریت واحد تجاری , این کارها عموما با هدف حفظ برتری در عرصه رقابت های تجاری و یا با هدف حداکثر کردن سودآوری است .

شاید توجه نکرده باشید که ما عموما  بیش از آن چه که عایدمان میشود برای خود و کارکنان خود کار تعریف می کنیم, بنابراین این یک امر طبیعی است که انتظار داشته باشیم بخشی از کارها عملا بدون بازدهی باشند.

اما مسئله اینجاست : نسبت کارهای بدون بازده به جمع کارها تا چه نسبتی منطقی است و نسبت واقعی آن برای ما  چقدراست؟! شاید در عمل تعیین دقیق این نسبت امکان پذیر نباشد اما به طور قطع با مدیریت مناسب کارها میتوان نسبت بازدهی ها و خروجی ها را به کل کارهای انجام شده افزایش دهیم.

اگرچه به نظر می رسد همه کارها از اولویت بالایی برخوردار هستند ، اما همیشه برای مدیریت انبوه کارها و حفط بهره وری ها و خروجی های لازم , مشکلاتی وجود دارد. برخی از ما همیشه با طوماری از لیست کارها (To-Do-List) مواجه هستیم بدون اینکه به خروجی های لازم و یا بازه های زمانی هریک آنها توجه کنیم  و برخی دیگر نیز آنقدر وقت را برای تکمیل یک کار واحد صرف می کنند که پس از پایان , مدت هاست که زمان موثر بودن آن سپری شده است و کاربردی های آن نیز منسوخ شده است.

ایجاد تعادل بین حجم کارها و  همچنین مهارت ها در مدیریت زمان  کارها (time management skills) فقط به مدیران و کارفرمایان مرتبط نیست. در واقع ، این مهارت ها می بایست در هر سطحی و به ویژه در کارهایی که به صورت تیمی انجام میشود مورد توجه قرارگیرند. در غیر این صورت ، می توان عواقب ناگواری را برای یک کار تیمی و در نتیجه دستیابی به اهدف و خروجی های لازم  برای عملیات مرتبط را متصور شد.

طبق مطالعه انجام شده توسط Cornerstone ، اضافه کاری باعث کاهش ۶۸ درصدی بهره وری در کارکنانی می شود که احساس می کنند ساعات کافی در طی روز برای انجام وظایف خود ندارند.

بنابراین ، نکات اساسی و ابزارها و رویه هایی که برای مدیریت موثر و کارآمد وظایف و کارها  نیاز داریم چیست؟

ده نکته کلیدی برای مدیریت موثر کار چیست؟

۱- لیستی از کارهایی که باید انجام شود را تهیه نمایید (Make To-do Lists)

تهیه لیست کارها یک امر کلاسیک و قدیمی بوده ، اما در عین حال همچنان امری است قدرتمند و موثر. در گذشته ، مردم یادداشت های دست نویس را برای ایده ها و کارهایی که باید انجام شود ، نگه می داشتند. شما هم میتوانید در مواقعی همچنان بدین روش عمل کنید. آنچه مهم است شما (بالاخص اگر کارفرما , مدیر پروژه یا مسئول یک تیم کاری هستید) این امر را باید به عنوان یک کار ضروری و روزمره خود انجام دهید. جالب است که بدانید نکته های ضروری و کلیدی عمدتا از میان همین یادداشت های روزانه کارها شناسایی و مدیریت می شوند.

امروزه  ، برنامه ها و اپلیکیشن های هوشمندی برای انجام کارها وجود دارد که قبل از پایان کار اعلان ها و یادآوری هایی را به شما ارائه می دهند. یادداشت کردن ایده ها و برنامه های کاری در قالب تصاویر ، یادداشت های صوتی ، متن و موارد دیگر از هر زمان دیگری آسان تر است. اگر این کارهای روزانه را به صورت فرایندی می نگرید , عملا می توان گفت که شما به مرحله راه اندازی و استفاده از سیستم اتوماسیون ارتقا یافته اید. اما به شما توصیه می کنیم که اگر این ۱۰ نکته کلیدی را به صورت مستمر برای یک مدت مشخص اجرا نکرده اید , به هیچ عنوان وارد مباحث فرایندی و اتوماسیون اداری وارد نشوید.

 

شیوانی سیرویا مدیرعامل تالا (https://tala.co) ، استارت آپ خرد وام است. سیرویا اظهار داشت: “من فهمیدم که چگونه همه این سیستم های دیجیتال برای من کار می کنند ، اما باید اعتراف کنم که در پایان روز ، لیستی روی کاغذ همچنان مفیدترین است.”

 

تهیه لیست کارها را به یک عادت روزانه تبدیل کنید. همچنین سعی کنید از  برنامه ها و اپلیکیشن های رایگان و البته مرجع که به شما کمک می کنند ، استفاده کنید.

[ البته این اپلیکیشن ها به زبان انگلیسی هستند اما یک نسخه فارسی از آن را در سایت از آتیلا بپرس (http://askatila.ir) برای کارفرمایانی که عضو سایت هستند ارائه خواهیم  داد.

البته اخیرا سیستم هایی با عنوان CRM طراحی و به بازار عرضه شده اند که البته عمدتا شبیه به اتوماسیون اداری هستند  تا CRM.  کاربرد آنها نیز عمدتا محدود به واحد / عملیات فروش و بعضا هم به صورت ناقص مورد استفاده قرار می گیرند. ]

۲- کارهای تان را اولویت بندی کنید (Prioritize)

 

به طور قطع همه مواردی که در لیست کارهای شما قرار دارند لازم نیست بلافاصله انجام شوند. بله ، ایده های خوبی دارید که می تواند شما را به بازیگری درجه یک در عرصه کاری و تجاری تبدیل کند. با این وجود ، شناسایی آنچه که در هر مرحله ضرورت دارد , خود یک مهارت مهم است که باید بدست آورید.

مایکل مانکینز یکی از شرکای Bain & Company و همکار نویسنده کتاب “زمان ، استعداد و انرژی” است (که به عنوان کتاب برتر موسسه CMI شناخته شده است). به گفته مانكینز: “آزادسازی زمان مستلزم حذف كلی فعالیت كم ارزش از لیست کارهاست”.

از ماتریس BCG کمک بگیرید و نقاط قوت و ضعف پروژه های خود و همچنین فرصت ها و تهدیدهایی را که با آن روبرو هستید را شناسایی کنید. پس از روشن شدن موارد مهم در هر لحظه از زمان ، می توانید وظایف را بهتر اولویت بندی کنید.

۳- برای کارهای تان برنامه تهیه کنید (Schedule)

برنامه ریزی کارها یک مهارت عالی برای مدیریت وظایف است و تیم را بر روی آنچه که باید در دست اجرا  باشد متمرکز می کند .با برنامه ریزی دیگر لازم نیست که نگران کارهای دیگر باشید. با این حال ، پیگیری کردن خود به تنهایی همیشه یک چالش اساسی محسوب می شده است .

آیا می دانستید براساس یک مطالعه ، افراد حدود ۲۱٫۸ ساعت از هفته را هدر می دهند؟ افراد حرفه ای کم و بیش تحت تأثیر عوامل حواس پرتی قرار می گیرند. این عوامل و حواس پرتی ها در ابتدا بی ضرر به نظر می رسند اما در مراحل بعدی منجر به عقب گردهای اساسی می شوند. مهمترین عوامل حواس پرتی و عدم تمرکز عبارتند از : استفاده از تلفن و گفتگوهای کوچک.

طبق مطالعات Udemy  و  Gen Z بیش از یک سوم افراد زمان کاری خود را به خاطر گوشی تلفن هدر میدهند. طبق این مطالعات افراد در طول روز کاری خود بیشتر از دو ساعت را به بررسی تلفن های هوشمند می پردازند.

دیگر اینکه ، تاریخ شروع و تاریخ پایان برای هر یک از کارهایتان  تعیین کنید. با تعیین تاریخ سررسید برای یک کار ، از هزینه ای که برای آن کار متحمل می شوید  آگاهی بیشتری پیدا می کنید.

لیستی از موارد عقب مانده تهیه کنید و از بین آنها سعی کنید آنهایی را که می توایند سریع تر انجام دهید را انتخاب کنید. این اقدام دید بهتری در مورد زمان مورد نیاز برای انجام هر کار را  به شما ارائه می دهد.

۴- منعطف باشید (Be Flexible)

این امر که بتوانید موضع خود را برای رسیدن به هدف ثابت نگهدارید بسیار مهم و اساسی است ، با این حال در برخی مواقع ضروری است نسبت به تصمیمات قبلی تان در خصوص فهرست کارها و روش  اجرایی آنها بازنگری کنید. به عبارت دیگر در برخی از موارد و شرایط نیاز به بازنگری در تصمیمات قبلی دارید.

این امر می تواند به دلیل تغییر ناگهانی روند بازار ، تغییر در مشتری مداری و یا اینکه به خاطر بهبود مدیریت کارکنان باشد (جهت تسریع در اجرای کارها آنها را  تحت الشعاع و تحت تاثیر قرار دهد).

هر یک از این عوامل ، اگر به موقع تأیید نشود ، می تواند تیم را از شانس بالقوه موفقیت و رشد محروم کند. مهم است که به دنبال خلأهای احتمالی باشید. همچنین اگر به نظر می رسد فرصت دیگری از کنار ما می گذرد و آن را از دست خواهیم دارد ,  ضروری است که در مواقع مورد لزوم روی مهلت ها و زمان بندی ها کارها و وظایف هم انعطاف پذیر باشید مشروط بر آنکه از هدف اصلی دور نمانید و یا با تاخیرها و مکث های طولانی کاربری وظایف  یا عملیات را زیر سوال نبرید. یادتان باشد که برای آنها وقت و هزینه صرف کرده اید!

عثمان خان ، مدیر عامل شرکت ، و بنیانگذار خانه حراج آنلاین ، Paddle8 ، در مصاحبه ای از فوربس اظهار داشت: “انعطاف پذیری در نقش های مناسب و با افراد مناسب ، باعث ایجاد بهبود فوق العاده ای در بهره وری ها خواهدشد”

این کار به مدیران فرصت می دهد تا به درستی پردازش کنند و باعث می شود تا آنها از امور جاری و روزانه خود نیز غافل نشوند. رهبری فکری بیشتر روی میز امکان پذیر است تا واقعیت های بیرونی و جاری . بدین طریق می توانید به خلاقیت و نوآوری خودتان  نیز شکل و قالب بهتری بدهید . هر چقدر این رهبری فکری به عملیات روزانه و جاری شما نزدیکتر شود , معنی آن این است که این رهبری فکری و ایده های نو در حال محقق شدن و تبدیل شده به واقعیت است.

۵– تغییرات را مدیریت کنید (Manage Changes)

آمادگی پذیرفتن تغییرات و انعطاف پذیر بودن  مهم است اما به شرط اینکه امکان تسلط و مدیریت تغییرات نیز وجود داشته باشد. پس تسلط بر تغییرات نیز به همان اندازه مهم است. در بیشتر مواقع ، ما قادر به ایجاد تغییر مورد نیاز برای یک پروژه خاص یا استراتژی خود نیستیم. پس توصیه می کنیم در اینگونه مواقع با دقت و احتیاط بیشتری تغییرات را بپذیرید.

با این حال ، اگر بتوانید تغییرات را به نحو مطلوب مدیریت کنید و  مهارت خود را در این حوزه افزایش دهید ,می توان  گفت شانس اینکه پروژه شما به اهداف مورد نظر دست یابد تا شش (۶) برابر بیشتر از زمانی است که مدیریت تغییر(ات) ضعیف باشد.

استفاده از روش اسکرام (Scrum methodology).  با ابزار “جلسات روزانه اسکرام” یا daily Scrum meetings می توانید مدیریت تغییرات را بهبود ببخشید . اسکرام روزانه به شما این فرصت را می دهد تا نه تنها در مورد وظایف انجام شده مروری داشته باشید بلکه گلوگاه هایی را که ممکن است با آن روبرو شوید را مرور کنید. به این ترتیب می توانید تعداد موارد عقب مانده را تغییر دهید تا بهتر به شرایط مورد نیاز و مطلوب دست یابید.

۶– نمایندگی دهید و اختیارات را تا حد امکان واگذار کنید (Delegate)

فشار بیش از حد یک امر واقعی است و اگر به خوبی به آن پرداخته نشود ، می تواند به طور قابل توجهی روی بهره وری تأثیر بگذارد. در پایان روز ، ما فقط انسانهایی هستیم که با انسانهای دیگر کار می کنیم. هر کدام از ما در مورد صبر ، مقاومت ، کار تحت فشار یا انجام یک کار در کمترین زمان مجموعه ای از ویژگی های منحصر به فرد خودمان را داریم.

به گفته الی برود ، نیکوکار و بنیانگذار ۲ شرکت Fortune 500 ، “ناتوانی در تفویض اختیار یکی از بزرگترین مشکلاتی است که من با مدیران در تمام سطوح می بینم.” از این رو ، کاملاً مهم است ، نه تنها باید از نقاط قوت و ضعف خود بلکه می بایست از نقاط قوت و ضعف تیم خود نیز آگاه باشید. ”

وقتی هوشیار باشید ، راحت تر می توانید تحلیل کنید که چه کسی می تواند در یک مرحله خاص بهتر کمک کند. یکی از بهترین نکات مدیریت وظیفه و کار این است که بدانید چگونه می توانید وظایف را به فرد مناسب واگذار کنید. و اگر کارها را واگذار نکنید , در نتیجه هوشیاری و فراغت لازم را نیز برای تحلیل و مدیریت ندارید.

این اقدام شما پنجره هایی را برای آزمایش و رشد فرد دیگر باز می کند که  در نهایت منجر به رشد تیم شما می شود.

۷-وقت بگذارید و درگیر شوید (Be Involved)

پس از کمک به تیم در مرتب سازی اولویت های کاری خود و تفویض وظایف حیاتی به آنها ، ترک صحنه کاملا منفی است و اثرات مخربی دارد. ایجاد یک تیم قوی و تهیه برنامه عالی یک موفقیت بزرگ است ، اما همچنان باید به طور مداوم توسط شما دنبال شوند.

اگر پروژه ای نیاز به جلسه روزانه اسکرام دارد یا حجم کار افزایش یافته است و یا اینکه به مهلت های تعیین شده نزدیک شده اید , صندلی خود را به عقب نکشید و یا به ساعت تان نگاه نکنید! برخی از مدیران متاسفانه اغلب فقط به امید برنامه ای هستند که تهیه کرده اند و تصور میکنند تیم به خودی خود کار میکند و وظایفش را پیش می برد و به همین دلیل خود را کنار نگه میدارند. اما بهتراست که بدانید در واقعیت ، این همان زمانی است که بیش از هر وقت دیگر باید درگیر آن شوید.

آیا می دانستید طبق مطالعه دانشگاه اوتاوا ، بیش از ۳۳٪ پروژه ها به دلیل عدم مشارکت مدیریت ارشد شکست می خورند؟!

به جای اینکه به مدیریت امور خرد و کم اهمیت  بپردازید ، سعی کنید در دسترس و در اختیار تیم های کاری باشید. به منظور استفاده بهتر از برنامه ها و اولویت بندی ها اطمینان حاصل کنید که کلیه مراحل در تیم دنبال می شوند. این شامل سهامداران , مشتریان  و تامین کنندگان نیز می شود.

۸-صبور باشید (Be patient)

در بعضی مواقع ممکن است اوضاع طبق برنامه پیش نرود و باعث عقب گردهای اساسی شود. طبق مطالعه ای که توسط ولینگتون انجام شد ، فقط ۳۷٪ از تیم های انگلیس گزارش دادند که پروژه ها را به موقع انجام داده اند. در چنین مواقعی به احتمال زیاد احساس خستگی و بی حوصله گی مفرط کنیدکه امری است طبیعی .

در این مواقع اگر به هنر صبر کردن و حوصله کردن مسلط باشید ، می توانید این شرایط دشوار را پشت سر بگذارید و به تیم خود کمک کنید تا زودتر روی پای خود بایستد.

همانطور که جک ما ، کارآفرین و بنیانگذار Alibaba می گوید: “مهمترین چیزی که شما باید داشته باشید صبر است.”

۹-ارتباط برقرار کنید (Communicate)

اهمیت ارتباطات در طی سالهای مختلف و تقریبا در همه جا تکرار شده است. با این حال ، آمار ثابت می کند که این امری است که متخصصان ، حتی مدیران در آن مهارت ندارند.

مشکل در اینجا این است که علی رغم اینکه اهمیت این مهارت ، بارها و بارها اثبات شده ، اما وقتی صحبت از برقراری ارتباط می شود ، مدیران و متخصصان تصمیم می گیرند که راه های دیگری را دنبال کنند. حالا این نیاز چه مدیریت کسب و کار شخصی شما مربوط باشد و یا به یک پروژه بزرگ و در تیمی تیم بزرگتر ، فقط افراد به ندرت تصمیمی که در این خصوص در ذهن خود گرفته اند را به زبان نمی آورند.در اینجاست که نرم افزارهای همکاری تیمی یا team collaboration software نقش مهمی در اطمینان از برقراری ارتباط روان و موثر بین طرفین می تواند ایفا کند.

ترس از بی کفایت به نظر رسیدن و یا محدودیت های کاری و زمانی مدیران  از جمله دلایل مهمی است که امکان ارتباطات را از بین کاهش می دهد. تکرار این نقص در مقاطع مختلف در کوتاه مدت و کوتاه مدت منجر به عقب نشینی های بزرگی شود.

به گفته دیوید گروسمن ، در بررسی “هزینه ارتباطات ضعیف” که طی یک نظرسنجی از ۴۰۰ شرکت و با ۱۰۰/۰۰۰ کارمند  به عمل آمده است , هر یک به طور متوسط ۶۲٫۴ میلیون دلار در سال (به دلیل ناکافی بودن فرایند  ارتباط بین کارکنان ، ضرر کرده اند.

۱۰-از نرم افزارها و اپلیکیشن های مدیریت وظایف و کارکردها استفاده کنید.

(Use Task Management Software)

داشتن مهمات مناسب می تواند شما را در میدان های جنگ پیروز کند. همین امر برای مبارزه با مدیریت موثر کار و ردیابی زمانبندی وظایف و کارها یا time tracking نیز صدق می کند. این فناوری زمینه را برای تبدیل شدن بسیاری از استارتاپ ها به غول بازار فراهم کرده و میلیاردرهایی را نیز بوجود آورده است.

ابزار مناسب در زمان مناسب می تواند معجزه هایی را برای زندگی شخصی و شغلی شما به همراه داشته باشد. مهارت های مدیریت وظیفه و پروژه  یا project management skills ممکن است در توانایی های  شخصی شما تأثیر زیادی داشته باشد اما استفاده از ابزار مدیریت وظیفه مناسب می تواند شانس موفقیت را به طور تصاعدی افزایش دهد.

مطمئن باشید که بررسی و انتخاب نرم افزارها و ابزارهای مدیریت کار مناسب برای کسب و کار و مدیریت تیم های کاریتان کمک شایانی به شما خواهد کرد.

برخی از ابزارهای رایگان مدیریت پروژه که امروزه می توانید در نظر بگیرید عبارتند از nTask ، Asana ، Trello ، Wrike و موارد دیگر. با این حال ، ابزارها را باید با توجه نیاز و شرایط خودتان- تا جاییکه امکان دارد – عملیاتی کنید  و کاری هم به تبلیغات و بازاریابی آنها نداشته باشید و به محتوا و عملکرد آنها تمرکز کنید، به مباحث مالی مربوطه توجه کنید  ، توان و قابلیت های بالقوه و بالفعل تیم (های) کاری تان را بخوبی بررسی و شناسایی کنید ،سپس از این ابزارها و اپلیکیشن ها استفاده کنید.

همچنین می توانید با برنامه های رایگان مدیریت کار و بهره وری یا  productivity apps شروع کرده و در این راه خود و تیمتان را به روزرسانی کنید.

[ شاید جالب باشد که بدانید در ایران اپلیکیشن های بسیار محدودی برای مدیریت کار و وظایف وجود دارد. آنهایی هم که وجود دارند عمدتا با هدف جذب مشتری , نام اپلیکیشن های خود را عمدتا تحت عنوان CRM نام گذاری کرده اند که در بهترین شرایط عمدتا ماهیت اتوماسیون اداری دارند تا CRM و متاسفانه کمتر دیده شده از این اپلیکیش های محدود نیز به نحو صحیح و به طور جامع تر (و نه صرفا اتوماسیون عملیات فروش) استفاده شده باشد.

نکته حائز اهمیت دیگر : دورکاری است . با توجه به ماهیت و مفهوم دورکاری , شما اگر وارد این حیطه از کار شوید به نتایج مطلوب زیر خواهید رسید :

۱-  می توانید ماهیت عمده هزینه های عمومی و اداری و همچنین بازاریابی و فروش خود را از هزینه های ثابت به هزینه های متغیر تغییر دهید

۲- می توانید بر روی خروجی ها تمرکز کنید به جای اینکه به تایم شیت ها و یا ایجاد چارت ها و سطوح متعدد سازمانی و یا کنترل کارکردها و یا موثر بودن یا نبودن اضافه کاری ها.

۳- برای ورود به این عرصه و افزایش توان خود و تیم های کاری خود می توانید از داشبوردهای هوشمند ساده اکسل و یا اکسس استفاده کنید و در مراحل بعد از نرم افزارهای گسترده تر بهره برداری و استفاده کنید.

ما بنا به حوزه تخصصی و کاری خود به این مباحث به طور دقیق پرداخته و در صورت لزوم آماده ارائه مشاوره های لازم به کارفرمایان و کارآفرینان عزیز کشورمان هستیم.]

ماخذ مقاله :

https://www.ntaskmanager.com/blog/task-management-skills/

 

اگر کارفرما هستید و می خواهید فایل صوتی این مقاله و سایر مقالات مشابه را دانلود کنید , پیشنهاد میکنیم در سایت ما عضو شوید (فعال سازی اشتراک و عضویت کارفرمایان از ابتدای آبان ماه ۱۳۹۹)

fanoos

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *