×
خانه » داشبوردهای حقوق و دستمزد و مدیریت منابع انسانی » سیستم مدیریت حقوق و دستمزد چیست؟
26 فوریه 2021

سیستم مدیریت حقوق و دستمزد چیست؟

خدمات  آتیلا در حوزه امور اداری و پرسنلی :

خدمات شرکت خدمات تخصصی مدیریت آتیلا در حوزه امور اداری و پرسنلی و همچنین سیستم مدیریت حقوق و دستمزد عبارتند از :

-پشتیبانی استخدام نیرو (مالی , اداری , انباردار , منشی , صندوقدار) 

– پشتیبانی برنامه ریزی و مدیریت آموزش کارکنان و آموزش سیستم مدیریت حقوق و دستمزد به مدیران

– ارائه خدمات فورس و فوری (عمدتا دورکاری و در حوزه مالی و اداری) از قبیل تهیه و ارسال لیست بیمه , بررسی پرونده ها و ابلاغیه های بیمه و مالیات , ارسال اظهارنامه ها و گزارشات مالیاتی و…

– مشاوره امور مرتبط با انعقادهای قرارداد استخدامی , حقوق و دستمزد و تدوین شرح وظایف 

– طراحی و عملیاتی سازی فرایند ها و فلوچارت های سازمانی

– اتوماسیون اداری

– مشاوره خرید و نظارت بر راه اندازی سیستم های مدیریت حقوق و دستمزد

– طراحی داشبوردها و ابزارهای ساده و کاربردی مرتبط با امور پرسنلی و حقوق و دستمزد با اکسل و اکسس

برای دریافت خدمات و کسب اطلاعات بیشتر لطفا کلیک کنید


?What is payroll management system

تعریف

سیستم مدیریت حقوق و دستمزد ابزاری است – عمدتا یک برنامه نرم افزاری و یا داشبورد هوشمند اکسلی – که شما را قادر می سازد تا تمام سوابق مالی کارمندان خود و هزینه های حقوق و دستمزد واحدهای سازمانی خود را به روشی خودکار و با کمترین دردسر مدیریت کنید. این شامل حقوق ، پاداش ، کسر ، حقوق خالص و تولید فیش حقوقی کارکنان برای یک دوره خاص است.

اجزای تاثیر گذار بر یک سیستم مدیریت حقوق و دستمزد : 

قبل از اینکه به خود سیستم مدیریت حقوق و دستمزد بپردازیم , بهتر از عوامل موثر بر این سیستم را بشناسیم :

۱- رویه های مدیریت

۲- امور اداری سازمان و ساختار مدیریت قراردادها و کنترل کارکردها

۳- شرایط و مختصات کلی کارکنان سازمان (کارگری , کارشناسی و مهندسی , جوان , میانسال….)

۴- تعداد و نوع واحدهای سازمانی (تولیدی و ایستاگاه های تولید , پشتیبانی تولید از قبیل انبار , طراحی و فنی و مهندسی , مالی و اداری , بازاریابی و فروش …)

۵- میزان حقوق و مزایا و سایر ابزارهای تشویقی و تنبیهی

کارکردها و کاربرد های سیستم مدیریت حقوق و دستمزد

حقوق و دستمزد به دلایل مختلفی در فعالیتهای داخلی یک کسب و کار نقش اصلی را دارد.

برخی کاربردهای این سیستم  عبارتند از :

  • حسابداری حقوق و دستمزد و ارائه لیست حقوق مبنا بر مبنای توافقات واقعی کارفرما با کارمند
  • انجام تکالیف قانونی بیمه و مالیات مرتبط با لیست های ماهانه حقوق
  • مدیریت مطلوب تر امور اداری و مدیریت قراردادهای پرسنلی
  • ایجاد امکان ارتباط بین ساعات کارکرد با گزارشات کاری و خروجی های مرتبط با هر کارمند و هر واحد
  • ارائه گزارشات کاردکس کارکرد کاکنان (مقداری و ریالی)
  • ارائه گزارشات تحلیلی و کنترلی حقوق و دستمزد

یکی از مهمترین و کارآمد ترین ابزارهای کارایی سیستم مدیریت منابع انسانی , سیستم مدیریت حقوق و دستمزد است.

با استفاده از این سیستم شما (به عنوان کارفرما یا مدیر ارشد سازمان خود) می توانید میزان اثر بخشی فعالیت های مرتبط با ارتقا و تداوم  کیفی روحیه کارکنان و افزایش کارایی و بهره ومدیری آنها را مدیریت کنید.

اجزا و عوامل حقوق و دستمزد و دوره های پرداخت

بسته به اعوامل حقوق و دستمزد , دوره های پرداخت نیز متفاوت است . در کلیت موضوع پیشنهاد می کنیم اگر کارکنان خود را به صورت قرارداد با حقوق ثابت استخدام می کنید , علاوه بر هزینه ای که به صورت ماهانه برای آنها تعیین می کنید , مبالغی را نیز تحت عنوان کارانه و حق بهروری هم برای آنها در نظر بگیرید .

در خصوص جرایم احتمالی که حقوق کارمند را از حداقل توافق شده در قرارداد ثابت کمتر می کند , محدودیت های قانونی دارید و جز در مواردی که قانون تعیین نموده نمی توانید در این خصوص اقدام کنید هر چند پاداش ندادن به فردی که کارایی لازم را نداشته است خود نوعی جریمه محسوب می شود

به هر حال عوال حقوق و دستمزد  و دوره های پرداخت را به دسته های زیر تقسیم بندی کنید :

  • عوامل و اجزای قراردادی . این عوامل جزو اجزای ثابت و ماهانه هستند
  • عوامل و اجزای کارکردی : عواملی همچون اضافه کار و یا کسر کار که ارتباط مستقیمی با قرارداد داشته باشد که عموما آنها را هم ماهانه تسویه و تعیین تکلیف می نمایند
  • عوامل تشویقی و تنبیهی . این عوامل بسته به موضوع متفاوت هستند اما وجود آنها کمک بسیاری به بهبود سیستم مدیریت منابع انسانی خواهد کرد. البته این مورد اگر چارچوب و قواعد صحیحی نداشته باشد , خود می تواند به یک معضل برای سازمان تان تبدیل شود. این عوامل میتوانند موردی , ماهانه یا دوره ای (سه ماهه ) باشد‌
  • عوامل سالیانه و تسویه حساب ها در زمان خاتمه همکاری

توصیه ها و ضرورت ها

  • در قبال قرارداد ثابت ماهانه , شرح وظایف روشن برای کارکنان خود تعریف کنید
  • تا حد امکان فرمت خروجی های مشخص همراه با فواصل زمانی مربوطه را در کنارشرح وظایف به کارمند خود ابلاغ کنید
  • به پاداش هایی که پرداخت می کنید , موضوعات مرتبط با آن پاداش را نیز اعلام کنید
  • در صورت عدم حصول نتیجه لازم و پایین بودن بهره وری کارمند , ابتدا برای او نوعی شرایط پشتیابی و آموزشی را فراهم کنید . در صورت تداوم روال گذشته با قطع همکاری نمایید
  • اثرات قانونی مرتبط با اعمال جرایم مالی را که احیانا دریافتی کارمند را از حقوق ثابت ماهانه کمتر می کند را به دقت بررسی نمایید
  • آیین نامه ها و ضوابط اداری را به کارمندان خود ابلاغ یا به نحو مطلوب اطلاع رسانی کنید
  • سیستم ارزیابی عملکرد مدام و منظم را همیشه در دستور کار خود داشته باشید
  • برای اضافه کاری ها , سیستم مدون طراحی کنید و ضمن دریافت فهرست کارهایی که برای ضرورت اضافه کاری لازم است , خروجی های مربوطه را نیز روز بعد کنترل کنید

پایگاه های داده سیستم مدیریت حقوق و دستمزد

اهم پایگاه های داده یک سیستم مدیریت حقوق دستمزد عبارت است از :

  • فهرست و پایگاه داده کارکنان و اطلاعات و مستندات فردی آنها (پرونده پرسنلی)‌
  • فهرست و پایگاه داده قراردادها و احکام مالی کارکنان
  • پایگاه داده کارکردهای کارکنان به تفکیک سال , ماه (انجام وظایف و اطلاعات ورود وخروج ها و دریافت اطلاعات خروجی)
  • فهرست هزینه های حقوق به تفکیک ماه , سال و واحدهای سازمانی
  • گزارشات و سوابق بیمه و مالیات و گزارشات بازرسی ها و ابلاغیه های بیمه
  • فهرست اموال و اثاثیه در اختیار کارمند
  • فهرست مرخصی ها و کسر کارها و احکام پاداش و جریمه هر کارمند

انواع پرونده های پرسنلی

الزامات راه اندازی سیستم مدیریت حقوق و دستمزد:

۱- شناسایی وضعیت موجود و عوامل موثر و تشکیل پرونده پروژه راه اندازی

۲- برنامه ریزی و طراحی گزارشات مدیریتی و کنترلی (کارکردی و ریالی ) مورد نیاز

۳- شناسایی وظایف اصلی و عوامل حقوق و دستمزد مرتبط با هر یک از آنها

۴- شناسایی رویه ها و فرایندهای سازمان برای ارزیابی و کنترل کارکردها از بعد ساعات کاری و کنترل کارکردها و خروجی ها

۵- شناسایی رویه ها و نیازهای سازمان در شناسایی و ارزیابی عملکردها برای استفاده در سیستم های مالی تشویقی و تنبیهی

۶- طراحی مدل شبیه سازی شده نیازهای عملیاتی و گزارشی با استفاده از اکسل و اکسس

۷- تکمیل کدینگ ها و عملیات و تهیه و تنظیم صورتجلسه نیازها و خواسته ها

۸-  شناسایی نزدیک ترین نرم افزارهای موجود به خواسته های کارفرما و همکاری با کارفرما با عملیات دمو و انعقاد قراردادهای خرید

۹- ثبت مانده ها (استقرار) و راه اندازی آزمایشی  و نظارت بر عملیات راه اندازی

۱۰- مستند سازی پروژه و تنظیم صورتجلسه تحویل و تحول

تنظیمات اولیه سیستم مدیریت حقوق و دستمزد

  1. شناسایی اثرات رویه ها و تفکرات مدیریت بر زیر سیستم های مرتبط
  2. تنظیمات نرم افزار حسابداری حقوق و دستمزد
  3. تنظیمات نرم افزار اتوماسیون اداری
  4. تنظیمات نرم افزار و ابزارهای کنترل ورود و خروج ها
  5. تنظیمات نرم افزارها و ابزارهای مدیریت قراردادهای استخدامی
  6. تنظیمات نرم افزارها و ابزارهای کنترل کارکردها و وظایف
  7. مدل ها و فرمت هاب گزارشی سیستم مدیریت حقوق و دستمزد
  8. تنظیمات داشبورد مدیریت هزینه حقوق و دستمزد با اکسل

گزارشات و خروجی های یک سیستم مدیریت حقوق و دستمزد

  1. گزارشات حسابداری حقوق و دستمزد
    • لیست حقوق مبنا
    • لیست بیمه و دیسکت بیمه
    • لیست مالیات حقوق و دیسکت مالیاتی
    • فیش حقوق
    • دیسکت بانک (خالص پرداختی به کارکنان)
    • مرور حقوق و دستمزد و حساب کارکنان
    • گزارش تسویه حساب ها
  2. گزارشات اداری و کارکردی
    • خلاصه گزارش کارکردها (شرکت – واحدهای سازمانی – تفکیک هر کارمند)
    • کاردکس کارکرد(مقداری) کارکنان
    • کاردکس کارکرد ریالی
    • کاردکس کارکرد ریالی و مقداری
    • گزارش اضافه کاری ها
    • فهرست تسویه حساب ها (کل به جز)
    • گزارش مساعده ها (کل به جزء)
    • گزارش وام ها (کل به جزء)
    • گزارش پرداختی ها (کل به جزء)
    • فهرست قرارداد های دارای اعتبار
    • فهرست ترک کارها و استخدامی های جدید
    • فهرست پاداش ها (تشویقی ها و جرایم (اخطارها)
    • تعهدات و گواهی ها دریافت تسهیلات
    • فهرست تضامین پرسنلی
  3. گزارشات وظایف و عملکردها
  4. گزارشات مراکز هزینه و واحدهای سازمانی
  5. گزارشات تحلیلی و بهروری هزینه حقوق

ویژگی های اصلی یک سیستم مدیریت حقوق و دستمزد مطلوب چیست؟

موارد زیر مهمترین ویژگی ها و قابلیت های یک سیستم مدیریت حقوق و دستمزد هستند:
– پردازش و مدیریت عملیات حقوق و دستمزد. …
– پرداخت مستقیم. …
– تشکیل و مدیریت پرونده قراردادها و امور بیمه و مالیات هر کارمند . …
– ارائه ابزار مدیریتی کنترل خسارت ها و عدم بهره وری هزینه حقوق و دستمزد. …
– ارائه کاردکس های ریالی و مقداری عملیات و کارکردهای کارمند. …
– پویایی گزارش نویسی یا تنوع در گزارشات مدیریت حقوق و دستمزد. …
– ایجاد بسترهای بهتر برای مدیریت امور اداری و حقوق و دستمزد
– ارائه فهرست های کاربردی : کارکنان حاضر در شرکت – کارکنان جدید الاستخدام …

– انعطاف پذیری بالای سیستم در مقابل تغییر قوانین کار و تامین اجتماعی و تغییرات حقوق و دستمزد

مزایای استقرار یک سیستم مدیریت حقوق و دستمزد در محیط وب و اینترنت

مزایای استقرار سیستم آنلاین حقوق و دستمزد

در این سیستم می توانید با داشبوردها و پنل های کاربردی روی دسکتاپ کامپیوتر یا گوشی موبایل خود و اتصال آن به نرم افزار حقوق و دستمزد و ورود و خروج نصب شده روی سرور خود  می توانید در هر جایی به آن دسترسی داشته باشید. سیستم های حقوق و دستمزد به طور کلی کلیه وظایف حقوق و دستمزد مانند ردیابی زمان حضور و غیاب ، محاسبات دستمزد ، پرداخت کارمندان و پرداخت مالیات و تشکیل پرونده را انجام می دهند اما کنترل لحظه به لجظه آن یکی از عوامل موثر در کاهش خسارت های احتمالی و بهبود بهره وری امور پرسنلی و حقوق و دستمزد شما خواهد داشت.

fanoos

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *