برای راه اندازی سیستم حقوق و دستمزد ضروری است تا ابتدا با چارچوب های کلی تر مرتبط با موضوع که ممکن است شنیده باشید و یا اینکه در ذهن داشته باشید کمی بیشتر آشنا شوید:
سیستم حقوق و دستمزد : نرم‌افزار یا سامانه ای است که عملیات مرتبط با محاسبات و پرداخت حقوق کارکنان از طریق آن انجام می شود.
دو مورد از موارد اصلی که در راه اندازی سیستم حقوق و دستمزد می بایست مورد توجه قرارگیرند عبارت است از :
مدیریت هزینه و کارکردها و ارتباط آن با راه اندازی سیستم حقوق و دستمزد : با توجه به اهمیت هزینه های حقوق و دستمزد , مدیریت هزینه های حقوق و دستمزد می تواند نقشی اساسی در افزایش بهره وری هل برای دستیابی با اهداف سازمان ایفا نماید . فرایند کنترل کارکردها نیز یکی از نقاط ضعفی اساسی سیستم های مالی و اداری سازمان ها ست.
در حال حاضر عمدتا این مدیریت به صورت سلیقه ای و بدون توجه به اثرات مثبت یا منفی تصمیم سازی های مرتبط با فرایند و بهره وری عملیات صورت می پذیرد .
نبود نرم افزارهای مناسب , عدم توجه کافی مدیران مالی و همچنین نبود یک واحد فعال و پویا برای مدیریت منابع انسانی , برخی از مشکلات اصلی مدیریت هزینه حقوق و بهره وری منابع انسانی است .
شما نمیتوانید دو شرکت همسان را مشاهده کنید که در حوزه حقوق و دستمزد و مدیریت منابع انسانی با یکدیگر قابل مقایسه باشند .
بنابراین خواسته و نیازهای هر واحد تجاری و سازمانی منحصر به فرد است. بنابراین شما پیش از هر اقدامی نیاز دارید تا خواسته ها و نیازهای سازمان را شناسایی نمایید.
نکته دیگر اینکه با توجه به قوانین بیمه و مالیات مرتبط با حقوق و دستمزد , سهم قابل توجهی از تمرکز مدیران بخصوص مدیران مالی , بیش از آنکه معطوف مدیریت هزینه حقوق , دستمزد و بهره وری منابع انسانی باشد , معطوف مباحث قانونی آن شده است. حال اگر ابزار یا داشبورد مدیریتی مناسبی وجود داشته باشد , میتوان کل فرایند قانونی بیمه و مالیات را نیز به شکل ساده تری ارزیابی و مدیریت نمود.
مدیریت منابع انسانی :
عبارت است از فرایند کار کردن با افراد، به‌طوری‌که این افراد و سازمان ذیربط به توانمندی های بهینه دست یابند.
در واقع هدف از مدیریت منابع انسانی استفاده بهینه از نیروی انسانی در جهت اهداف سازمان است. فعالیت‌هایی نظیر استخدام ، آموزش، ارزیابی و پرداخت حقوق متناسب با آن مصداق های از مدیریت منابع انسانی است.
اتوماسیون اداری و مدیریت منابع انسانی :
اتوماسیون اداری مجموعه‌ای از روش‌های کاری و نرم افزاری است برای ذخیره , بازیابی و مبادله اسناد و اطلاعات مالی و اداری بین افراد و واحدهای سازمانی.
با وجود گذشت سال‌ها از پیاده‌سازی انواع سیستم‌های مکانیزه مالی و صنعتی در سازمان‌ها و موسسات اقتصادی، امور اداری و دفتری و گردش اسناد مالی بین افراد مختلف در واحدهای سازمان , اغلب به صورت سنتی انجام می‌گیرد. سرعت پایین، افزایش بوروکراسی، وابسته شدن سیستم به افراد , تنش های ناشی از رقابت های فردی افراد با یکدیگر و نیز عدم هماهنگی های لازم بین آنها و همچنین سلیقه ای برخورد کردن با نحوه گردش اطلاعات بین واحدهای سازمان , سبب افزایش قابل ملاحظه خطاهای انسانی و کاهش بهره‌وری در سازمان‌ها شده‌است.
نتیجه اهداف، رویه های مدیریت و اقدامات انجام شده در هر سازمان به صورت اسناد و مدارک و گزارشات و فهرست ها نگهداری می‌شود. این اسناد که با صرف وقت و هزینه‌های زیاد فراهم می‌آیند، حاوی اطلاعات و تجربیات گرانبهایی است که در دستیابی به اهداف سازمان نقش مهمی داشته و یکی از ابزارهای مهم مدیریت در تهیه برنامه‌ها و تصمیم گیری‌های استراتژیک محسوب می‌گردد.
اتوماسیون اداری یکی از مهمترین رویکردهای سازمان در دستیابی با این نیازها و اهداف برای بهبود موارد فوق محسوب می گردد.
بنابراین اتوماسیون اداری را هم اگر در چارچوب مدیریت منابع انسانی و راه اندازی سیستم حقوق و دستمزد فرض کنیم , به بیراهه نرفته ایم.
بخش های اتوماسیون اداری شامل چه مواردی است ؟
اگر بخواهیم بخش هایی از اتوماسیون اداری را نام ببریم , می توان به این فهرست اشاره نمود :
- سایت و شبکه های کامپیوتری سازمان
- کارتابل پرسنل
- تقویم و برنامه‌ریزی روزانه در سیستم حقوق و مدیریت منابع انسانی
- سیستم روابط عمومی
- بایگانی و آرشیو اسناد
- موتور جستجوی اسناد تحت وب
- مدیریت فرایندهای کسب و کار
- موتور گردش کار
- طراحی فرمت گردش کار (فلوچارت) و پیاده سازی آن
- مدیریت صورتجلسات
- مدیریت دبیرخانه
- ارجاع الکترونیکی
- سیستم کنترل حضور و غیاب پرسنل
- پردازش تصویر – تشخیص حرکت توسط دوربین مدار بسته
- تلفن گویا و اطلاع‌رسانی گویا
- داشبوردهای دیجیتال مدیریت استراتژیک سازمان
- مدیریت ارسال و دریافت پیام کوتاه
- مدیریت ارسال و دریافت پیام چند رسانه‌ای
- مدیریت ارسال و دریافت فکس
- مدیریت ارسال و دریافت ایمیل
- دفترچه یادداشت روزانه
- گفتگو و تبادل پیغامها و چت ها
- مدیریت زمان‌بندی گزارشات کارکرد پرسنل
- گزارش ساز و فرم ساز پویا
- تحلیل داده‌ها در کسب و کار هوشمند
- دسترسی از راه دور به سیستم – تحت وب
در صورت داشتن سوالات و مشاوره و راه اندازی خدمات مالی با ما در ارتباط باشید.
عوامل موثر بر راه اندازی سیستم حقوق و دستمزد چیست؟
مهمترین عواملی که بر یک سیستم حقوق و مدیریت منابع انسانی موثر است عبارتند از :
- تفکرات و رویه های مدیریت
- ساختار عملیات و واحدهای سازمان
- قوانین و مقررات مرتبط بیمه و مالیات حقوق
- دارا بودن الزامات پایه برای عملیات مرتبط با امور اداری
- وجود یا عدم وجود رویه های روشن و یا آیین نامه های مرتبط با امور پرسنلی وحقوق و دستمزد
- راه اندازی مناسب نرم افزار حقوق و یا حتی فایل اکسل حقوق
- توانایی های فردی حسابدار حقوق و دستمزد
- توانایی های تخصصی حسابدار حقوق و دستمزد
- عدم وجود یک سیستم ارزیابی کارکنان و کارکردهای آنان و وجود یا عدم وجود ابزارها و نرم افزارهای مرتبط
- وجود یا عدم وجود سیستم مدون یا کلاسه بندی شده فرایندهای درون سازمانی
زیر شاخه های عملیات راه اندازی سیستم حقوق چیست؟
با توجه به جمیع موارد مطرح شده راه اندازی یک سیستم جامع حقوق و دستمزد و مدیریت منابع انسانی عبارت است از مجموعه ای از عملیات به شرح ذیل :
۱- شناسایی مجموعه ای از الزامات و عوامل موثر بر مدیریت منابع انسانی , کنترل هزینه های حقوق و بهره وری کارکنان
۲- برنامه ریزی و طراحی گزارشات مدیریتی و کنترلی (کارکردی و ریالی ) مورد نیاز
۳- شناسایی یا طراحی نرم افزارها و ابزارهای (اکسل و اکسس) مورد نیاز تفکیک مدیریت منابع انسانی و حسابداری حقوق و دستمزد
۴- راه اندازی نرم افزار حقوق و دستمزد در چارچوب الزامات فوق و همچنین الزامات بیمه و مالیات
۵- تعیین تکلیف وضعیت موجود و فهرست مانده ها (استقرار)
۶- راه اندازی آزمایشی
در فرایند راه اندازی , اهداف و کارکردهای هریک از موارد ذیل می بایست به صورت مستقل مورد توجه قرارگرفته و بر اساس آن ارزیابی نمود که کدام خروجی ها از فرایند راه اندازی مورد انتظار است :
۱- سیستم حسابداری حقوق و دستمزد (Payroll system)
۲- سیستم مدیریت هزینه های حقوق و دستمزد (Payroll Management System)
۳- راهکار یا داشبورد مدیریت منابع انسانی (human resources management systems)
۴- سیستم داشبورد مدیریت کارکردها (Task management)
۵- سیستم گزارشات و لیست های قانونی یا تهیه لیست بیمه و لیست مالیات حقوق (Payroll tax)
(جهت مطالعه جزییات بیشتر در خصوص موارد فوق اینجا کلیک کنید)
به طور کلی برای راه اندازی سیستم حقوق و دستمزد از هر نوعی (دستی , نرم افزاری یا اکسلی) ضروری است تا شما با پاره ای از اقدامات را انجام دهید و یا با پاره ای از مفاهیم کاربردی و عملی آنها آشنا شوید .
به طور کلی برای راه اندازی سیستم حقوق و دستمزد از هر نوع نرم افزاری ضروری است تا شما با پاره ای از اقدامات را انجام دهید و یا با پاره ای از مفاهیم کاربردی و عملی آنها آشنا شوید :
به طور کلی برای راه اندازی سیستم حقوق و دستمزد از هر نوع فایل اکسل ضروری است تا شما با پاره ای از اقدامات را انجام دهید و یا با پاره ای از مفاهیم کاربردی و عملی آنها آشنا شوید :
(جهت مطالعه جزییات بیشتر در خصوص موارد فوق اینجا کلیک کنید)
برخی منابع خارجی مرتبط :
(در تمامی موارد میتوانید با کلیک روی عنوان انگلیسی مطالب بیشتری را مطالعه کنید)
سوالات متداول شما
آدرس : پردیس:میدان عدالت - ابتدای بزرگراه ملاصدرا - مجتمع کارکنان پردیس - واحد ۳
شماره تماس : 02128424236
دیدگاهتان را بنویسید